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Material de Estudio

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1. Presentación del tema

En las organizaciones contemporáneas, los procesos de trabajo ya no pueden concebirse como secuencias exclusivamente manuales o informales. La creciente complejidad operativa, la necesidad de control, trazabilidad y eficiencia, y la dependencia de la información como recurso estratégico han impulsado el uso de workflows asistidos por tecnología.

Desde la perspectiva de las Tecnologías de la Información, un workflow asistido implica la modelización, ejecución, monitoreo y optimización de procesos organizacionales mediante sistemas informáticos, permitiendo alinear la operación diaria con los objetivos estratégicos del negocio.

2. Desarrollo

a) Concepto de workflow asistido por tecnología

Un workflow con asistencia tecnológica es una secuencia estructurada de actividades, decisiones y flujos de información que se ejecuta con el apoyo de sistemas de información. Estos sistemas guían las tareas, asignan responsabilidades, automatizan acciones repetitivas y registran eventos relevantes.

Desde TI, el foco no está solo en “hacer más rápido”, sino en hacer de forma controlada, medible y repetible.

b) Componentes tecnológicos clave de un workflow

Desde una mirada tecnológica, todo workflow asistido debe considerar al menos los siguientes elementos:

• Definición del proceso: representación formal del flujo de actividades (inicio, tareas, decisiones, fin).
• Actores y roles: usuarios, perfiles o sistemas que intervienen en cada etapa.
• Reglas de negocio: condiciones que determinan rutas, aprobaciones o excepciones.
• Soporte de sistemas de información: plataformas que ejecutan y controlan el flujo.
• Registro y trazabilidad: almacenamiento de eventos, tiempos y responsables.

Estos componentes permiten que el workflow sea auditable, escalable y alineado a políticas organizacionales.