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El Business Case constituye una herramienta central en la gestión de Tecnologías de la Información (TI) y Sistemas de Información (SI), ya que permite justificar formalmente una decisión de inversión, un proyecto o una iniciativa tecnológica desde una perspectiva económica, estratégica y organizacional. En entornos empresariales caracterizados por recursos limitados, múltiples demandas y alta incertidumbre tecnológica, el Business Case actúa como un instrumento de racionalización de decisiones, alineando las necesidades del negocio con las capacidades tecnológicas disponibles.
Desde la administración, y especialmente en el ámbito de TI, el Business Case no se limita a un cálculo financiero, sino que integra costos, beneficios, riesgos, alternativas y supuestos, permitiendo evaluar si una iniciativa tecnológica agrega valor real a la organización. Su uso es habitual en decisiones tales como la implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales), la migración a la nube, la adopción de nuevas plataformas digitales o la automatización de procesos críticos.
Un Business Case puede definirse como un documento estructurado que presenta los argumentos necesarios para evaluar, aprobar o rechazar una iniciativa, proyecto o inversión. Su objetivo principal es responder, de manera fundamentada, a la pregunta:
¿Por qué esta iniciativa tecnológica debería llevarse a cabo y no otra?
En el contexto de TI, el Business Case cumple las siguientes funciones:
Desde los sistemas de información, el Business Case actúa como un puente entre el lenguaje técnico y el lenguaje gerencial, permitiendo que decisiones tecnológicas sean comprendidas y evaluadas en términos de valor organizacional.
Las decisiones en TI suelen implicar: